Gerçek Kişilerin KVKK Kapsamında Veri Sorumlularına Yapacakları Başvurulara İlişkin Tebliğ Yayımlandı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun / KVKKn)’nun 11 inci maddesinde, herkese, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme ve söz konusu Kanun maddesinde sayılan diğer konularda başvuru yapma hakkı verilmiştir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU

İlgili kişinin hakları

MADDE 11- (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.”

Kanun’un 13 üncü maddesinde de, veri sorumlusunun başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracağı; ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul)’nca belirlenen tarifedeki ücretin alınabileceği; veri sorumlusunun talebi kabul veya gerekçesini açıklayarak reddedebileceği ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildireceği düzenlenmiştir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU

Veri sorumlusuna başvuru

MADDE 13- (1) İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir.

(2) Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

(3) Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), bu çerçevede 10.03.2018 tarihli ve 30356 sayıl Resmi Gazete’de “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” (Tebliğ)’i yayımladı. Tebliğ, verisi işlenen gerçek kişilerin, veri sorumlusuna (veri sorumlusu tüzel kişilerde tüzel kişiliğin kendisidir) KVKKn kapsamında yapacakları başvurularda uyulacak kuralları ve işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde alınacak ücret ile ilgili usul ve esasları belirliyor.

Bu çerçevede Tebliğ’de önemli görülen hususlar aşağıda yer alıyor.

BAŞVURULARIN TÜRKÇE YAPILMASI ZORUNLULUĞU

Tebliğ’in 4 üncü madde 2 nci fıkrasında; kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin, veri sorumlusuna başvuru hakkına sahip olduğu belirtilerek ilgili kişilerin, başvurularını Türkçe olarak yapmak kaydıyla bu haktan yararlanabilecekleri hüküm olunmuş.

Bu çerçevede, verisi işlenen gerçek kişilerin KVKK kapsamında veri sorumlularına Türkçe dışında başka bir dilde yapacakları başvuruların dikkate alınmayabileceği anlaşılıyor. Bu durum veri sorumluları için bir kolaylık sağlarken, verisi işlenen ya da verisinin işlendiği düşünen gerçek kişilerin yabancı uyruklu olması veya Türkçe bilmemesi durumunda ilgili kişiler için zorluk yaratabilir.

BAŞVURU YÖNTEMLERİ

Tebliğ’in 5/1 fıkrasına göre verisi işlenen gerçek kişiler veri sorumlularına aşağıdaki yöntemlerle başvuru yapabilecek:

1- Yazılı olarak veya,

2- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi,

3- Güvenli elektronik imza,

4- Mobil imza,

5- İlgili kişi tarafından veri sorumlusuna veya temsilcisine daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya,

6- Başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla.

Bu çerçevede, ilgili kişinin KVKK kapsamında yapacağı başvuruda, KEP dışında alalede bir e-posta adresini kullanması durumunda bu e-posta adresinin ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sistemlerinde kayıtlı olan bir e-posta adresi olmasına dikkat edilmesi gerekiyor.

BAŞVURUDA YER ALMASI GEREKEN BİLGİLER

Tebliğ’in 5/2 fıkrası uyarınca ilgili kişilerin veri sorumlusuna yapacakları başvurularda aşağıdaki bilgilere yer verilmesi zorunlu tutulmuş:

a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu.

Konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekiyor. Tebliğ’de açıkça belirtilmese de yukarıdaki bilgileri içermeyen başvuruların şekil şartına uyulmadığı gerekçesiyle veri sorumlularınca red edilmesi hakkı bulunduğu anlaşılıyor.

BAŞVURU TARİHİNİN BELİRLENMESİ

Tebliğ’in 5 inci maddesinin 4 ve 5 numaralı fıkralarına göre yazılı başvurularda, evrağın veri sorumlusuna tebliğ edildiği tarih; diğer yöntemlerle yapılan başvurularda ise başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihi olarak esas alınacak.

Veri sorumlusunun bu başvurulara en geç 30 gün içinde cevap verme yükümlülüğü bulunması nedeniyle başvuru tarihinin bu şekilde belirlenmiş olması önem arz ediyor. Burada aksi belirtilmediği için 30 günlük sürenin başvuru tarihinden itibaren başlayacağı anlaşılıyor.

BAŞVURU CEVABINDA BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER

Yapılan başvurular, Kanun uyarınca veri sorumlularınca kabul veya gerekçesi açıklanmak kaydıyla red edilebilir. Hazırlanan cevabın veri sorumlularınca ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmesi mümkün bulunuyor.

Cevap yazısının,

a) Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgileri,

b) Başvuru sahibinin; adı ve soyadını, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasını, yabancılar için uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresini, varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasını,

c) Talep konusunu,

ç) Veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamalarını,

içermesi zorunlu bulunuyor.

CEVAP SÜRESİ

Başvuruda yer alan taleplerin, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılması gerekiyor. İlgili kişinin talebinin veri sorumlusunca kabul edilmesi hâlinde, talebin gereğinin en kısa sürede yerine getirilmesi ve ilgili kişiye bilgi verilmesi gerekiyor (md. 6/5).

BAŞVURULARDA VERİ SORUMLUSUNCA ALINABİLECEK ÜCRETLER

Veri sorumlularının KVKK kapsamında alacağı başvurularda yer alan talepleri ücretsiz olarak sonuçlandırmaları esas. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Tebliğ’in 7 nci maddesine göre aşağıdaki ücretler alınabilecek:

1- Başvuruya yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmayacak. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilecek.

2- Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde, kayıt ortamının (CD, flash bellek) maliyetini geçmeyecek bir ücret alınabilecek.

Başvurunun, veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde ise alınan ücretin ilgili kişiye iade edilmesi gerekiyor.

Tebliğ’de ücretlerle ilgili getirilen düzenlemeye ilişkin sosyal ağlarda yer alan yorumlarda, veri sorumlusunun cevabı yazılı olarak düzenleme serbestisi bulunduğu için veri sorumlularının fazla sayfa sayısı gerektiren cevaplarda bu yola yönelerek başvuruyla ilgili fazla ücret çıkartabilecekleri eleştirileri vardı. Ancak, bu gibi durumlar veri sorumlularına verilen bir hakkın kötüye kullanılması olacağı için hukuken kabul edilmeyen bir durum olacaktır.

Tebliğ 10 Mart 2018 tarihinde yürürlüğe girdi.

Saygılarımızla,

VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU USUL VE ESASLARI HAKKINDA TEBLİĞ

Hamdi GİRGİN

“NOT: Bu çalışmada yer alan görüşler, yazarın kendi görüşleri olup, çalıştığı kurumun görüşlerini yansıtmamaktadır. Bu yazı yalnızca bilgilendirme amacıyla yayımlanmış olup, herhangi bir hukuki görüş, yönlendirme ve tavsiye içermemektedir.”